Duidelijkheid over je archiefverplichtingen
Bewaartermijnen archief
De bewaartermijnen voor administratie en archief verschillen per documentsoort. Weet je niet precies wat je moet bewaren en wat je mag vernietigen? Dan loop je het risico op een volle archiefruimte. Of juist op het kwijtraken van iets dat nog wettelijk verplicht is.
De belangrijkste bewaartermijnen op een rij
Dit zijn de meest voorkomende termijnen; per branche en documentsoort kunnen de regels afwijken.
- Fiscale administratie: doorgaans zeven jaar
- Administratie rond onroerend goed: tien jaar
- Personeelsdossiers en loonadministratie: verschilt per onderdeel, ook na uitdiensttreding
- Notariele akten en juridische documenten: vaak permanent
Twijfel je over jouw situatie? Check de regels van de Belastingdienst of je brancheorganisatie, of leg het voor aan onze archiefbeheerder.
Wat gebeurt er na de bewaartermijn
Na afloop van de bewaartermijn mag je documenten meestal vernietigen, mits ze niet om andere redenen bewaard hoeven te blijven. Tijdens onze archiefbewerking gebruiken we een selectielijst om per dossier te bepalen wat er moet gebeuren. Op verzoek verzorgen we daarna de vernietiging volgens de regels.
Hoe Verkroost je hierbij helpt
Wij denken mee over de beste aanpak voor jouw archief, van begin tot eind. Dat begint met veilige opslag tijdens de bewaartermijn. Daarna volgt digitalisering, zodat je dossier doorzoekbaar blijft zonder fysieke ruimte in te nemen.
Van patientendossiers tot notariele akten
Verkroost Archief services
Veelgestelde vragen
Vragen over bewaartermijnen
Hoe lang moet ik mijn fiscale administratie bewaren?
De fiscale bewaarplicht in Nederland is doorgaans zeven jaar. Voor administratie rond onroerend goed geldt een langere termijn van tien jaar. Twijfel je over jouw situatie, controleer dit dan bij de Belastingdienst of je accountant.
Wat gebeurt er met documenten na de bewaartermijn?
Na afloop van de bewaartermijn mag je documenten meestal vernietigen, mits ze niet om andere redenen bewaard hoeven te blijven. Onze selectielijst tijdens de archiefbewerking geeft per dossier aan wat er met welk document mag gebeuren.
Moet ik personeelsdossiers na uitdiensttreding bewaren?
Ja, verschillende onderdelen van een personeelsdossier kennen een eigen bewaartermijn na het einde van het dienstverband. Loonbelastingverklaringen en identiteitsbewijzen kennen bijvoorbeeld andere termijnen dan beoordelingsverslagen. Check bij twijfel de actuele regels.
Kan ik bewaartermijnen combineren met digitalisering?
Zeker. Veel bedrijven digitaliseren dossiers die nog wel bewaard moeten blijven, maar niet meer dagelijks nodig zijn. Zo bespaar je fysieke opslagruimte en blijft het dossier digitaal doorzoekbaar tot de bewaartermijn is verstreken.
Wie bepaalt de selectielijst voor mijn archief?
Voor de meeste organisaties gelden algemene of branchespecifieke selectielijsten. Bij de archiefbewerking gebruiken wij deze lijsten om per dossier te bepalen hoe lang het bewaard moet blijven. Ook zien we zo wanneer het voor vernietiging in aanmerking komt.
Wat als ik documenten te vroeg vernietig?
Vernietig je documenten voor het einde van de wettelijke bewaartermijn? Dan loop je het risico op problemen bij een controle of geschil. Twijfel je over een termijn, bewaar het dossier dan liever iets langer of leg het voor aan een deskundige.
